Lean Office: Como eliminar o desperdício também nos processos administrativos?

Artigo de Luiz Rodrigues, consultor em Gestão e Engenharia Industrial no INEGI.

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Dada a crescente competitividade na indústria, é imperativo reduzir custos e eliminar desperdícios. Mas não só nos processos operacionais é possível identificar falhas e melhorar a eficiência. Também nas áreas administrativas é possível melhorar!

Os conceitos da Metodologia Lean - apesar de terem sido criados e inicialmente introduzidos na indústria - são atualmente estudados e aplicados em diversas áreas. Tecnologias de informação, recursos humanos, serviço público e áreas administrativas, são alguns exemplos, sendo esta última o foco deste artigo.

O Lean Office é uma metodologia que utiliza os mesmos conceitos do Lean Manufacturing, aplicados a processos administrativos. Tem como objetivo guiar a definição de objetivos ligados à redução de custos, minimização de problemas de comunicação, aumento de produtividade e melhor utilização da área de trabalho.

Embora o pensamento Lean já tenha presença na maioria das organizações, o Lean Office ainda não é uma prática comum. Talvez porque , na parametrização para o setor de serviços e processos administrativos, as empresas encontram muitas dificuldades na implementação e quantificação de resultados. Os nossos consultores em Gestão e Engenharia Industrial, porém, salientam a importância do Lean Office para ganhos na produtividade e inovação nas organizações, apoiando-as com técnicas e ferramentas que sustentem esta metodologia.

Como o fluxo de valor, neste caso, consiste no fluxo de informações e conhecimento, não é tão linear a forma como esta metodologia se aplica no setor administrativo. Porém, otimizar o fluxo dos processos administrativos é tão essencial para o desenvolvimento das empresas quanto os próprios processos que criam os produtos.

Como implementar a metodologia Lean em processos administrativos?

Normalização

O objetivo nesta etapa é produzir valor para o cliente por meio da otimização de recursos, além de criar um fluxo de trabalho estável com base nos requisitos reais do cliente. Sendo assim, é necessário ter um planeamento estratégico bem estruturado na área administrativa, garantindo a satisfação do cliente, sendo ele externo ou da própria organização.

Um fluxo de informações normalizado facilita o desempenho dos colaboradores e ajuda-os a obter êxito. Caso contrário, os outputs podem variar muito de acordo com quem execute a tarefa, causando instabilidade e, possivelmente, «retrabalho».

É preciso mapear os processos a serem padronizados, rever os procedimentos do escritório que envolvem as mudanças e garantir, através de sessões de formação e reuniões, que eles sejam claramente compreendidos e cumpridos no quotidiano dos colaboradores.

Redução

Após a estabilização e normalização dos processos administrativos, deve-se implementar ferramentas Lean que procurem reduzir os desperdícios e eliminar atividades que não gerem valor.

Um dos principais resultados consiste em simplificar o trabalho. Com menos variabilidade ao longo do processo, os colaboradores tendem a aderir à metodologia. Além disso, o objetivo assenta em reduzir a duração e obter mais êxito na conclusão das atividades, promovendo maior entusiasmo e menos stress.

Automatização

Nesta etapa, devemos encontrar meios de automatizar os processos com recurso às tecnologias disponíveis. A gestão visual, a ser implementada em conjunto, é o método de comunicação mais eficaz e eficiente para a análise do desempenho. O uso de ferramentas da metodologia Lean, como Kanban, Andon e codificação das cores, pode simplificar e minimizar erros de comunicação no processo.

Kanban é uma ferramenta de sinalização que promove a visualização do progresso das atividades. Como exemplo bastante difundido, podem ser apontados os controlos de "A fazer”, "Em Progresso” e "Concluído”.

A ferramenta Andon, por sua vez, tem como objetivo alertar colaboradores através da codificação das cores sobre problemas em tempo real, como tarefas em atraso com uma sinalização a vermelho. Desta forma, associada com o Kanban, podem ser implementadas melhorias com maior dinamismo e assertividade na sua comunicação.

Com técnicas que tornam os desperdícios mais visíveis, será necessário menos tempo para identificar problemas e questões de desempenho. A aplicação desses conceitos e tecnologias para automatizar as atividades administrativas torna o fluxo de trabalho e das informações mais objetivo e estruturado.

Melhoria Contínua

Ao introduzir as etapas anteriores, os processos administrativos tendem a acrescentar valor para os clientes. No entanto, o ciclo de melhoria contínua, característica fulcral da metodologia Lean, necessita de acompanhamento e ajustes constantes.

Para alcançar resultados a longo prazo, propõe-se mudanças numa escala menor, dentro dos departamentos ou nas funções existentes. Estas melhorias locais que estabelecerão uma base para mudanças mais profundas a serem feitas no futuro.

Da mesma forma, é imprescindível proporcionar um ambiente de aprendizagem seguro. A cultura de melhoria contínua é sustentada através do desenvolvimento da equipa.  Nem todas as organizações investem suficientemente nesta fase, que pode até mesmo contribuir para a formação de futuros colaboradores na organização.

Embora o Pensamento Lean faça já tenha presença na maioria das organizações, o Lean Office ainda não é uma prática comum. Os nossos consultores em Gestão e Engenharia Industrial, porém, salientam a importância do Lean Office para ganhos na produtividade e inovação nas organizações, apoiando-as com técnicas e ferramentas que sustentem esta metodologia.