Outsourcing: Colaboração entre INEGI e CARRISBUS ilustra importância de avaliar estratégias de subcontratação

Artigo de Beatriz Ribeiro, consultora de Gestão e Engenharia Industrial, e Luiz Rodrigues, consultor trainee no INEGI.

O outsourcing é uma palavra inglesa, cuja tradução literal é externalização. No contexto empresarial, o termo refere-se a uma subcontratação para levar a cabo um processo ou serviço da empresa contratante. Esta delegação de funções pode ser feita a pessoa singular ou coletiva e é, por norma, fruto de uma decisão estratégica de não utilizar recursos próprios para determinada função ou situação extraordinária.

Assim, a empresa contratante permanece devota às suas atividades core, isto é, aquelas que são objeto de distinção no mercado, sendo as restantes atividades desempenhadas pela entidade contratada. Deste modo, uma boa aplicação do outsourcing permite a otimização de processos e, consequentemente, a redução de custos.

Reconhecendo este contexto, a CARRISBUS, empresa do Grupo CARRIS dedicada à manutenção e reparação de veículos pesados e carros elétricos, aliou-se à equipa de consultoria em Gestão e Engenharia Industrial do INEGI num estudo para determinar o impacto de uma maior ou menor percentagem de outsourcing na atividade futura da empresa.

Durante a sua realização, foram considerados vários fatores com peso na decisão, desde a evolução das equipas de recursos humanos, às tecnologias emergentes, relacionadas com as próprias viaturas que exigem maior especialização técnica (por exemplo, maior predominância das viaturas elétricas e a gás natural comprimido, relativamente às que utilizam diesel).

Outsourcing: o que deve saber sobre vantagens e desvantagens

O setor de transportes é um dos ramos de negócio que recorrem com frequência à subcontratação, nomeadamente no que toca à área da manutenção. A gestão e manutenção de grandes frotas é uma atividade particularmente complexa, e, quer a internalização, quer a subcontratação (outsourcing) destas atividades deve considerar as dimensões da frota, as infraestruturas e a disponibilidade de recursos humanos e financeiros.

A abordagem exclusivamente interna conta com equipas mais experientes e com maior flexibilidade para a otimização de processos e testes de possíveis soluções, igualmente internas. Para além disso, embora esta opção exija investimento em infraestruturas e formação dos recursos humanos, também amplia a visibilidade sobre os custos operacionais.

Por outro lado, o outsourcing pode resultar numa diminuição de custos operacionais, ou pelo menos, numa menor variabilidade e num alinhamento das equipas dos fornecedores com as especificações e com tecnologias mais recentes. No entanto, abre caminho para uma dependência externa, podendo originar uma redução do controlo sobre os processos e a perda de oportunidade para alargar o conhecimento interno.

Passo a passo, rumo a uma estratégia de sucesso

A aposta em qualquer uma das estratégias vai depender das variáveis da equação. Na realidade atual, a opção mais considerada é mesmo uma abordagem conjunta colocando ênfase nos serviços core, mas garantindo a execução dos serviços complementares.

A decisão final deve passar por uma análise de necessidades e competências futuras, de modo a possibilitar o cálculo e a comparação entre custos associados. Neste sentido, entre os passos essenciais devem constar os seguintes:

1. Rever a estratégia da empresa para identificar vantagens competitivas, definindo detalhadamente quais as competências chave e os processos de suporte ou suplementares que poderiam ser subcontratados.
2. Calcular custos associados às atividades a desenvolver através da avaliação da relação custo/benefício, considerando os níveis de serviço a atingir bem como os custos necessários para os suportar.
3. Selecionar atividades a subcontratar, elegendo o melhor fornecedor, o tipo de relação a manter e os indicadores de análise de desempenho que permitirão controlar os serviços prestados.
4. Definir um plano de transição das atividades subcontratadas, contemplando a integração com os atuais processos e sistemas de informação da empresa.
5. Analisar o desempenho, de modo a identificar desvios e medidas corretivas que permitam minimizá-los.

Por fim, é importante salientar que, apesar das vantagens operacionais e financeiras que pode proporcionar, o outsourcing não é garantidamente a solução a adotar em qualquer caso. Antes de tomar uma decisão, é imprescindível efetuar uma avaliação dos benefícios e eventuais retornos, a par dos riscos e possíveis desvantagens a longo-prazo. E no caminho para a resolução consciente, pode sempre contar com a equipa de consultoria do INEGI.