Manutenção: uma atividade (ainda!) subestimada com grande impacto na produtividade global

Artigo de Lea Nogueira Lima, consultora de Gestão e Engenharia Industrial no INEGI. 

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Muitos gestores encaram a problemática da produtividade como algo exclusivamente ligado à produção de bens ou serviços, deixando de parte recursos internos de grande importância para o sucesso global da empresa: as equipas de manutenção.  

No entanto, são vários os estudos que destacam o impacto destas operações na rentabilidade generalizada das empresas1. 

É simples perceber porquê se considerarmos os custos associados a equipamentos com fraco desempenho ou à interrupção do trabalho por causa de avarias ou intervenções não planeadas, razão pela qual as estratégias e métricas associadas ao conceito de produtividade podem (e devem!) ser aplicadas à gestão da manutenção. 

A dificuldade em reter talento nestas áreas e a consequente rotatividade dos recursos é, porém, um entrave de relevo. Segundo um estudo do ManpowerGroup, as vagas mais difíceis de preencher são as funções especializadas como eletricistas, soldadores, e mecânicos2.  

As funções de manutenção caracterizam-se tipicamente por envolver muitas horas extra, listas intermináveis de tarefas por completar e horários de trabalho atípicos. Esta dinâmica, a longo prazo, contribui para o aumento dos níveis de stress da equipa, tendo um impacto negativo na eficiência e produtividade do trabalho executado e, em último caso, na perda de capital humano. 

Existem diversas estratégias e ferramentas para melhorar a produtividade das equipas de manutenção, sendo a normalização de processos uma das principais.  

Consistindo na aplicação de normas técnicas para a solução ou prevenção de problemas, a normalização de processos permite, quer na indústria, quer nos serviços, reduzir a variabilidade das tarefas, evitar desperdício de tempo e recursos e facilita a integração de novos colaboradores. Para tal, torna-se necessário garantir um código visual simples e um conjunto de regras facilmente interpretadas e que possam ser seguidas de igual forma por pessoas diferentes. 

Também o trabalho normalizado (também conhecido por standard work) constitui uma ótima ferramenta para alcançar a máxima performance com o mínimo desperdício. 

Desenhado para melhorar processos e operações, contribuindo para o aumento da produtividade e redução dos níveis de stress das equipas, assenta num conjunto de procedimentos e sequências para cada processo e cada colaborador através da definição de regras simples, claras e de caracter visual. De igual forma, o objetivo é reduzir falhas, minimizar tempos de ciclo e organizar o espaço de trabalho. 

Um bom exemplo de standard work, aplicado às equipas de manutenção, são as One Point Lessons (OPL) – lições ponto a ponto. Estas constituem uma ferramenta de carácter ilustrativo para a transmissão de conhecimento e estimulo da autoaprendizagem, visando o treino e capacitação de pessoas de uma forma rápida, clara e objetiva. Através das OPL é possível ter uma noção clara do trabalho a executar em cada etapa do processo, minimizando a probabilidade de ocorrência de erro para os colaboradores mais experientes e melhorando a curva de aprendizagem dos novos colaboradores.  

Estes ganhos são a razão pela qual esta metodologia é comumente utilizada para a promoção da Manutenção Autónoma, um dos oito pilares da TPM (Total Productive Maintenance). 

Esta tem como objetivo impulsionar o trabalho conjunto entre as equipas de produção e manutenção para garantir melhores condições de funcionamento dos diferentes equipamentos. Através da manutenção autónoma, ou seja, pequenos ajustes e afinações realizados pelas equipas de produção, é possível diminuir as interrupções devido a paragens não programadas, aumentando a eficiência de todo o processo. O facto de serem as equipas de produção a intervir, permite que as equipas de manutenção se foquem em atividades de maior valor acrescentado, contribuindo para a melhoria da sua produtividade.  

A par de tudo isto importa também destacar a importância da gestão eficaz das operações de armazém de spare parts, já que a necessidade de garantir a disponibilidade dos diferentes recursos faz com que seja comum estes estarem sob a alçada de responsabilidade das equipas de manutenção.  

Implementar práticas de melhoria contínua de modo a otimizar os fluxos de entrada e saída de armazém e gerir devidamente o stock existente são ações determinantes. Ao serem o ponto central onde se encontram todas as peças suplentes, bem com ferramentas e consumíveis utilizados nas diferentes intervenções (manutenções autónomas, preventivas e até corretivas), a boa gestão destas operações é essencial para garantir a rápida disponibilidade dos diferentes recursos aquando as intervenções. 

O aumento da produtividade está intrinsecamente ligado à eficiência. Simplificar processos e agilizar ações são as premissas basilares das várias estratégias mencionadas, que o INEGI tem implementado com sucesso junto de vários clientes. 

Na maior parte dos casos, a baixa produtividade é resultado de práticas e processos ineficazes. Apesar da manutenção ser uma atividade muito sujeita a imprevistos, devido à sua interdependência da esfera operacional, é certo que um melhor planeamento irá traduzir-se em técnicos mais produtivos. Uma atitude pró-ativa, na forma da adoção de ferramentas e boas práticas de gestão, é a chave para alcançar um patamar superior no que diz respeito à eficiência e produtividade.