Guidelines para uma transformação digital de sucesso
14 março 2023Artigo de Eduardo
Oliveira, investigador em gestão e engenharia industrial no INEGI.
As tecnologias digitais são omnipresentes nas nossas vidas e negócios. Mas, já se questionou se as está a usar de uma forma que realmente cria valor?
A nossa experiência em projetos de consultoria e apoio à transformação digital permite-nos dizer que o processo de transformação digital é complexo e tem muitas vertentes. Estas dificuldades refletem-se na realidade nacional, onde várias iniciativas estratégicas (e.g., Plano de Recuperação e Resiliência - PRR, Iniciativa Nacional em Competências Digitais - INCoDe.2030), procuram recuperar o atraso em termos de competências digitais a nível nacional quando comparado com a União Europeia1. Revela-se, então, não ser um processo fácil. O que fazer para ser bem-sucedido?
De forma a perceber melhor este processo, convém esclarecer a diferença entre três conceitos chave, nomeadamente digitização, digitalização e transformação digital2.
Digitização refere-se ao processo de mudar de meios analógicos (e.g., papel) para meios digitais (e.g., armazenamento num sistema de informação ou em cloud). Isto permite o acesso facilitado à informação e a desmaterialização dos processos, mas não altera significativamente a forma de funcionar do negócio.
Digitalização é o uso de tecnologias digitais de forma a alterar o modelo de negócio, criando novas oportunidades para produzir valor e receita. Um exemplo disto é a partilha facilitada de informação entre as várias áreas de negócio, o que possibilita a análise de dados cruzada e uma perspetiva mais completa na forma como o negócio opera.
Por último, a transformação digital corresponde a considerar as tecnologias digitais como uma parte central do modelo de negócio, tornando-o mais robusto e resiliente. Implica repensar radicalmente os processos, como por exemplo personalizar a experiência do cliente através do uso de apps, e/ou tornar o registo e entrega das encomendas um procedimento unificado numa só plataforma.
É essencial perceber em que ponto da transição está o seu negócio, de forma a perceber que valor as tecnologias estão a criar no seu negócio. A digitização e a digitalização implicam menos riscos e uma mudança menos radical, mas também trazem menos valor e receita para o seu negócio, sobretudo a longo prazo.
Maior proveito por vezes implica apostas de maior risco
Mas, se para suceder na transformação digital e transformar o seu negócio implica mudanças radicais e riscos, quais são as principais barreiras e fatores de sucesso?
As barreiras e oportunidades para a transformação digital podem-se dividir em tecnológicas, organizacionais e ambientais. As principais barreiras3 a considerar são as seguintes:
Tecnológicas
- Conhecimento limitado da infraestrutura informática existente por parte dos gestores operacionais
- Falta de compatibilidade entre os recursos e os
- Sistemas informáticos usados
- Custos de manutenção da tecnologia
Organizacionais
- Falta de capacidade de previsão no planeamento tecnológico
- Falta de transparência entre a equipa de gestão e a equipa operacional
- Competências e mindset dos gestores operacionais
- Pouca exposição a tecnologias digitais
- Layouts e processos datados
Ambientais
- Concorrência
- Tensões internas (mentalidade de silo)
- Pressão de clientes e fornecedores
No que concerne as oportunidades/incentivos, estes são os seguintes:
Tecnológicos
- Sistemas digitais já implementados (e.g., Warehouse Management Systems - WMS, Enterprise Resource Planning - ERP) permitem alguma familiaridade com tecnologias digitais, e facilitam a implementação de novas tecnologias.
Organizacionais
- Experiência com novas tecnologias a nível de gestão
- Foco nos ganhos que a transformação digital pode trazer (e.g., aumento de produtividade, tornar o trabalho mais fácil)
Ambientais
- Transformação digital permite ultrapassar concorrência
- Projetos de transformação digital podem estimular a criação de cooperações entre empresas e outras entidades.
De modo geral, o sucesso da transformação digital de uma empresa depende do grau de exposição que a organização e os seus elementos tiveram à implementação de tecnologias digitais, e à forma como essa experiência e os resultados expectáveis são transmitidos a toda a organização, em particular aqueles que têm menos exposição às tecnologias digitais e aos que podem ser mais afetados pela transformação digital. É essencial transmitir uma ideia do futuro, as etapas concretas para lá chegar, e os potenciais ganhos.
Tendo em conta o impacto das experiências passadas com tecnologia, uma transformação digital bem-sucedida é importante não só pelo valor que é criado, mas também pelo impacto positivo que pode trazer à cultura de uma organização, fornecendo uma base de apoio e exemplo de sucesso que pode ser alavancado em iniciativas futuras, tornando a sua organização mais resiliente e inovadora. Assim como um processo malsucedido pode tornar mais difícil a implementação de futuras inovações, e estagnar a organização.
Tendo em conta as barreiras e incentivos acima elencados, é essencial construir uma equipa com competências a nível das tecnologias digitais e da gestão de mudança, que sejam capazes de transmitir o seu conhecimento e experiência de forma clara, estruturada e objetiva. Mesmo a nível operacional, cada vez mais as contratações passarão a ser feitas baseadas no know-why do que no know-how2, uma vez que a atualização de conhecimentos será permanente, e torna-se mais importante que os operacionais saibam o porquê do que está a acontecer e das mudanças que ocorrem, sendo que parte das competências serão delegadas na tecnologia.
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Consultoria | Gestão e Engenharia Industrial
Referências
1 Ministério do Planeamento de Portugal. (2021). PRR – Recuperar Portugal, Construindo o Futuro. Lisboa: Ministério do Planeamento.
2 Brusati, I. (2021). Digital Transformation and the Crucial Elements for Success. Obtido de Prosci.com: https://www.prosci.com/blog/digital-transformation-and-the-critical-elements-for-success
3 Mahroof, K. (2019). A human-centric perspective exploring the readiness towards smart warehousing: The case of a large retail distribution warehouse. International Journal of Information Management, 176-190.
4 Klumpp, M. (2018). Automation and artificial intelligence in business logistics systems: human reactions and collaboration requirements. International Journal of Logistics Research and Applications, 224-242.