A metodologia Lean 6 Sigma e a filosofia ‘fazer mais e melhor, com menos’

Artigo de Joana Moreira, consultora júnior de Gestão e Engenharia Industrial no INEGI.

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O dinamismo e a instabilidade dos mercados dita a substituição dos tradicionais métodos de gestão por estratégias e abordagens inovadoras que suportam o crescimento e a competitividade das empresas.

A meta é transversal a todos os negócios: aumentar a eficácia e a eficiência dos processos, reduzir custos operacionais e, paralelamente, melhorar a qualidade dos produtos e serviços, aumentando simultaneamente a satisfação do cliente.

Porém, entre os vários caminhos possíveis para atingir estes resultados, a metodologia Lean 6 Sigma tem vindo a ganhar destaque e também o INEGI dispõe de capacidades e competências para dotar as empresas de técnicas e ferramentas que sustentem esta metodologia. Ao romper com as tradicionais abordagens, procuramos potenciar os níveis de eficiência nas operações e nos processos dos nossos clientes.

Estratégia operacional assenta na eliminação da variabilidade e na melhoria de fluxos

A metodologia Lean 6 Sigma surge da aplicação conjunta dos princípios Lean com os princípios do 6 Sigma.

A filosofia Lean desenvolvida pela Toyota, dispensa apresentações, pois conta já com inúmeros anos de aplicação na indústria e serviços. Tem como principal foco a eliminação de desperdícios e a melhoria contínua de processos.

O 6 Sigma, por sua vez, foi desenvolvido pela Motorola. Pretende eliminar as causas de variabilidade e, consequentemente, minimizar os defeitos produzidos, mantendo sempre o foco no cliente. Esta metodologia, é atualmente, aplicada em inúmeras indústrias e serviços. É sinónimo de excelência nos processos, sendo comum encontrarmos a sua aplicação em empresas de renome.

A combinação destas duas metodologias revela-se uma poderosa estratégia operacional¹, ao combinar ferramentas de melhoria contínua com ferramentas de melhoria de produtividade, qualidade e tempo de resposta (lead time). Melhorias que são alcançadas através da eliminação dos desperdícios e da variabilidade dos processos.

A principal metodologia associada aos projetos de Lean 6 Sigma é a DMAIC: Define, Measure, Analyse, Improve e Control (em português, definir, medir, analisar, melhorar e monitorizar). A aplicação de diversas ferramentas analíticas permite tirar partido de dados e processos, permitindo aplicar melhorias com impacto no desempenho da empresa. A redução da variabilidade nos processos traduz-se numa diminuição significativa do número de erros ou defeitos, para atingir níveis de qualidade muito elevados. Ao alterar e otimizar os processos, reduz-se o custo de retrabalho, uma vez que serão muito raros os defeitos em produtos ou falhas nos serviços.

Colaboradores têm um papel importante para alcançar melhores resultados

Segundo a filosofia Lean 6 Sigma, um dos principais vetores na transição para operações mais eficientes é a potenciação dos recursos humanos. O envolvimento dos colaboradores é crucial para o sucesso do Lean 6 Sigma e a sua mentalidade e atitude, neste enquadramento, deve concentrar-se no crescimento e na melhoria contínua por meio da otimização de processos.

Aplicar esta metodologia não significa fazer com que os funcionários trabalhem mais ou mais rápido, mas sim de forma mais eficiente. Para perceber o potencial impacto nas empresas, destacamos um conhecido caso de estudo², que prova que, como dita esta metodologia, é possível acrescentar maior valor à operação, com menos esforço.

Neste caso de estudo deparamo-nos com uma fábrica onde operadores de embalamento inexperientes que embalavam cerca de 63 pacotes por hora, ao passo que os operadores mais experientes embalavam cerca de 80 unidades por hora. Como o incremento da produtividade dos novos operadores se traduziria em ganhos significativos, a empresa decidiu aplicar a metodologia Lean 6 Sigma.

A equipa procedeu à análise das possíveis causas e avaliação do seu impacto, utilizando o diagrama de Ishikawa e algumas ferramentas de controlo estatístico, determinando que entre as dificuldades sentidas pelos novos operadores estava a difícil identificação das ferramentas necessárias e o facto de não saberem como executar ações corretivas, requerendo assistência. A inexistência de um processo padrão de treino e ferramentas de avaliação do desempenho dos novos operadores, foi também uma das falhas identificadas.

Para colmatar estes problemas, foram aplicadas soluções como displays com instruções na bancada de embalamento e a criação de vídeos de formação virtual com destaque para os problemas mais comuns e como resolvê-los. Também foi implementada formação no âmbito da qualidade, de modo a aumentar a consciência dos operadores para esta temática, e os formadores foram dotados de ferramentas para diagnosticar falhas no desempenho dos novos operadores e ajudá-los na sua correção.

Mais Qualidade, Menos Tempo, Menor Custo

Soluções simples que a longo prazo permitiram aos operadores aumentar resultados, sem sacrificar a qualidade, e com menos recursos. Prova disso são os resultados: com a aplicação das melhorias apresentadas, os novos operadores passaram a embalar 78 pacotes por hora.

O tempo de ciclo para selecionar e pegar na embalagem foi reduzido de 5 para 2,5 segundos, a taxa de utilização de mão-de-obra subiu de 84% para 90% e taxa de defeitos diminuiu de 0,17% para 0,06%.

Ao combinar duas poderosas abordagens à melhoria de processos, o Lean 6 Sigma reúne o melhor de dois mundos para reduzir rápida e drasticamente o tempo de ciclo e os desperdícios e promover melhorias sustentadas em dados e que vão de encontro a uma melhor correspondência às expectativas do cliente.